Wenn die Türen zu sind: Einzelbüros als Chance für den Cultural Change im Digital Mindshift

“Wenn ich die Räume betrete, habe ich das Gefühl, das ich störe”, erzählte mir eine Marketing-Mitarbeiterin eines traditionellen Unternehmens vor ein paar Wochen. Sie sitzt in einem der vielen Einzelbüros, die Raum an Raum aneinander gereiht sind, arbeitet an Projekten und schildert mir ihre Eindrücke. Ich habe ihre Situation einige Male beobachtet und in fünf Schritten analyisert. Um letztlich herauszufinden, dass es sich dabei um eine unglaubliche Chance handelt, Organisationen schon im Kleinsten zu verändern und damit wieder ein wenig mehr zu öffnen.

Es ist derzeit eine meiner spannenden Aufgaben, Organisationen bei ihrer Veränderung und ihrem Weg ins digitale Zeitalter zu begleiten. Denn: Eine Facebook-Kampagne ist die eine Sache, doch, welche Strukturen, Prozesse und Unternemensphilosophien verbergen sich dahinter? Viele Strukturen ermöglichen zwar eine kurzfristige Social-Media-Kampange, allerdings keine langfristigen Veränderung in der Organisationsstruktur, bei Mitarbeitern oder beim Management. Das schöne daran: Möglichkeiten für “Cultural Shifts” gibt es an jeder denkbaren Stelle in Unternehmen.

“Immer wenn ich die Räume betrete, habe ich das Gefühl, das ich störe.”
Aus diesem Grund werfe ich diesmal einen Blick nach “innen”. Direkt dorthin, von wo diese neue Transparenz und Offenheit nach außen gebracht werden soll: Vom täglichen Arbeitsplatz, den Büros und Räumlichkeiten. Und genau dort habe ich in einem Unternehmen eine spannende Beobachtung und einige Überlegungen gemacht.

• Räumlichkeiten der Organisation bestehen aus mehreren Zimmern, die als Einzelbüros (und in wenigen Fällen zu dritt oder viert) genutzt werden.
• Schilder mit Name und Funktion hängen am Gang vor dem Raum.
• Arbeitstische stehen ganz weit hinten im Büro und trennen dieses räumlich nochmals.
• Räume werden durch Wände und Menschen nochmals durch Türen getrennt.
• In vielen Fällen werden Türen auch gerne zugemacht.
• Mitarbeiter und Kollegen begegnen sich in diesem Setup eventuell am Gang oder auf der Toilette – sonst bleiben sie in ihrem Zimmer, auf ihrem Arbeitsplatz.

5 Schritte zur Kontaktaufnahme in geschlossenen Organisationen
Nun möchte ich in 5 komprimierten Schritten beschreiben, wie Informationsaustausch und Kontaktaufnahme zwischen einzelnen Mitarbeitern in unterschiedlichen Büros zu Stande kommt. Machen Sie sich selbst ein Bild und überlegen sie, welch unglaubliches Potential neue Ideen, Veränderungen und Cultural Shifts mit sich bringen.

1. Anklopfen
   Unter der Voraussetzung, dass MitarbeiterInnen motiviert zur Kontaktaufnahme und zum Verlassen des eigenen Büros sind: KollegInnen klopfen vor dem Eintreten bei der Türe an (auch wenn die Türe offen ist).
2. Versuchtes Eintreten
   Nach dem Anklopfen stehen viele Kollegen verunsichert zwischen der Türe und warten auf ein Kopfzeichen oder irgendeine Art von Bestätigung vom Anwesenden; erste kurze Begrüßungsworte werden ausgetauscht. Distanz zwischen den KollegInnen: ca. 8 Meter.
3. Ein Schritt weiter
   Nach dem ersten Schritt wird ungefähr einen Meter nach der Türe gestoppt. Vorsichtig wird eingetreten, erstes Abtesten und Grenzen abbauen; das zu besprechende Anliegen wird kurz angesprochen.
4. In den Raum eintreten‘
   Es kann zum Gesprächsaufbau kommen, wobei eine Person vermutlich sitzt und die andere im Raum “verunsichert” steht. Barriere dazwischen: Schreibtisch bzw. verschobene Hierarchie (stehend vs. sitzend)
5. Mögliches Gespräch
   Beide akzeptieren, dass sie bereit für ein Gespräch sind, können auf Augenhöhe kommunizieren. Platz wird im besten Fall (an einem seperaten Tisch) angeboten und ein Gespräch kann gestartet werden

Können Sie sich nun vorstellen, was die Mitarbeiterin nun damit meint: “Immer wenn ich die Räume betrete, habe ich das Gefühl, das ich störe.”

Verändert: Offene Büroräumlichkeiten und -athmosphäre erzeugen!
Neben einer für die Organisation zu definierenden Gruppe und Gruppendynamik, finden sich einige Ideen, damit Mitarbeiter und Organisation näher zu einander kommen, sich mehr Austauschen, dadurch wachsen, selbstbewußter und offener werden. Einige Möglichkeiten, die gemeinsam und in wenigen Schritten – mit viel Motivation und Veränderungswille – und abseits von Tools und Software in Organisationen dieser Art umgesetzt werden können:

• Adaption bzw. Generierung einer (lokalen) Bürophilosophie: Open-Door- und “Willkommens”-Frameworks mit MitarbeiterInnen generieren, Kommunikationsideen ausarbeiten, Arbeitsplatzsituation neu besprechen, den MitarbeiterInnen bei ihren Wünschen und Vorstellungen zuhören lassen sich auch lokal umsetzen.
• Freundliche Sprache entwickeln: In vielen Situationen gibt es “Verbotszettel”, “Vorschriften” oder “Mahnzettel”, die an Wänden oder Türen hängen, wie etwas zu tun ist. Zum Beispiel, wie der Kaffee gemacht werden ,oder, wie dass Geschirr abgewaschen werden muß. Ziel ist es, eine offene, einladende, freundliche und verbindene Sprache zu entwickeln, die nicht militärisch oder nach einem Befehl klingt (bspw. Gewaltfreie Kommunikation).
• Räumlichkeiten aufteilen und definieren: Neuaufteilung der Büroräume statt Neuvergabe von Arbeitssitzplätzen. Ein Teil der Räume sind Büros, spezielle Räume sollen zum Rückzug dienen (Telefonkonferenzen, konzentriertes Arbeiten, kleine Meetings) und andere Räumlichkeiten dienen als offene Aufenthalts- und Kommunikationsräume
• Mobile Arbeitsplätze: Auflösung der hierarchischen und strukturierten Sitzkultur in Organisationen, Kommunikation, Kontakt und Austausch durch Vermischung: Jeder Mitarbeiter kann und soll sich jeden Tag wo anders hinsetzen.
• Türen aushängen: Radikaler Schritt – Türen im Bereich der neu geschaffenen (mobilen) Arbeitsplätze aushängen und Räume öffnen
• Neupositionierung von Tischen und Sesseln: Vorschläge ausarbeiten, um Hürden beim Kommunikationsaufbau zu überwinden: Neben Schreibtischen in Büros eigene Besprechungstische bereitstellen um sich für kurzen Austausch auch Zeit zu nehmen
• Aufenthaltsraum: Einen gemütlichen Aufenthaltsraum mit Sitz- und Stehgelegenheit, der zum Kommunikationsaustausch anregt, bereitstellen: Kochmöglichkeit, Kaffee, TV, (Fach-)Zeitschriften, Bücher, Spiele, Getränke, Bilder, offenes Schwarzes Brett, Kollagen, etc.
• Wi-Fi im gesamten Bürogebäude zur Verfügung stellen: Der Großteil der Büroarbeit wird am PC bzw. Notebook ausgeübt. Ein Wi-Fi erleichtert es, PC und Notebook im Büro wirklich mobil zu machen und erleichtert den spontanen Austausch von Ideen, Projekten mit KollegInnen.

Die Liste lässt sich noch mit vielen Ideen und Punkten erweitern, um letztendlich zu funktionierenden, lernenden und schließlich verstehbaren offenen Organisationen mit “Social-(Media)-Mechanismen” zu gelangen, in denen interne BarCamps, OpenMic, Mitarbeiteraktionen, Tag des offenen Büros, etc. realisierbar werden.

Toll dabei ist: Veränderung ist jederzeit (auch mit einfachen Mitteln und ohne viel Budget) realisierbar.

Happy Shifting!